Estudios de usuarios en archivos municipales

Capítulo 1. Introducción

NAVARRO BONILLA, Diego. Informar en el archivo: características y recursos del servicio de referencia archivístico. Actas de las VII Jornadas Españolas de Documentación (La Gestión del Conocimiento: retos y soluciones de los profesionales de la información). Bilbao: Servicio Editorial de la Universidad del País Vasco, 2000, p. 39.

Por ORDEN de 23 de diciembre de 1959(Presidencia del Gobierno) se reorganiza la Estadística de Archivos, Bibliotecas y Museos(B.O.E. 22-1-1960). En la orden se adjuntan cuestionarios modelos que deben diligenciar los archivos y en concreto el cuestionario A2(Resumen de actividad) recoge campos informativos sobre el movimiento de fondos, la documentación servida, los investigadores y la acción cultural del archivo. Y el modelo A3 es un ejemplo de Ficha de investigador. Según su Artículo 1º, la mencionada estadística alcanzará a los archivos y bibliotecas regulados por el Decreto del Ministerios de Educación Nacional de 24 de julio de 1947 y según este Decreto(Art. 1º), serían todos los Archivos y Bibliotecas de carácter civil de la Administración central, provincial y local, los de las Delegaciones permanentes del Estado en el extranjero y cuantos de la misma naturalez se declaren de interés nacional o local para el estudio y conocimiento de la Historia y cultura patrias. En cuanto a los plazos en que deben diligenciarse los cuestionarios, el Anexo de la ORDEN nos dice: Los cuestionarios modelo A2, B2 y M2 se dilligenciarán cada trimestre por los archivos, las bibliotecas y los museos. Los cuestionarios modelos A3 y M3 se diligenciarán con referencia a los investigadores o copistas que hubiesen iniciado su trabajo cada trimestre.

Capítulo 2. Estudios de usuarios

ALBERCH, Ramón y BOADAS, J. La función cultural de los archivos. Bergara: IRARGI. Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, 1991, p. 22.

Un estado general de la cuestión, centrado en el servicio de referencia archivístico, nos lo ofrece NAVARRO BONILLA, Diego. Ob. cit., p. 39-47. Sus referencias bibliográficas abarcan el panorama internacional y son escasas en cuanto al hispanoamericano, lo que demuestra ese carácter incipiente.

SANZ CASADO, E. Manual de estudios de usuarios. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, p. 31. ITURRATE I COLOMER, Germà. Aproximació teòrica a la tipologia de l'usuari d'arxius. Lligall, 1993, nº 7, p. 78: Per a aquesta finalitat d'anàlisi de l'usuari d'arxius, l'arxiver hauria de comptar amb la collaboració de professionals de diverses disciplines: sociòlegs, psicòlegs, economistes, estadístics, etc.

Apuntamos sólo los que pueden afectar al servicio de préstamo y consulta de los archivos e incluimos algunos que son exclusivos de la documentación de archivo.

ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. La técnica de gestión integral de la información: nuevas tendencias de la representación y la organización del conocimiento en los sistemas de información en las organizaciones. García Marco, F. J. editor. Organización del Conocimiento en Sistemas de Información y Documentación: Actas del II Encuentro de ISKO-España. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, Capítulo Español de la Sociedad Internacional para la Organización del Conocimiento, 1997, p. 288: Hay que advertir que restringimos el universo de organización a las instituciones con una personalidad jurídica reconocida, pública o privada, del tipo de empresas, colectivos sociales u organismos autónomos dependientes o incluidos dentro de la Administración Pública.

HERNÁNDEZ SALAZAR, P. [Coordinadora]. Seminario Latinoamericano sobre formación de usuarios de la información y los estudios de usuarios. México: Universidad Nacional Autónoma de México, 1997, p. 9-10.

Capítulo 3. Tipología y estudios de usuarios en el archivo municipal de logroño

CRUZ MUNDET, J.M. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, p. 358.

ITURRATE I COLOMER, G. Ob. cit., p. 80-88.

MAURI I MARTÍ, Alfred. La imatge de l'arxiu. Lligall, 1995, nº 9, p. 100-101.

Utilizamos la denominación de servicio de préstamo y consulta como una actividad más integrada en las funciones del Archivo. No es un Servicio o Departamento independiente que forme parte de la estructura orgánica del Archivo, como lo es el Departamento de Referencias del Archivo Histórico Nacional. DÍEZ DE LOS RÍOS SAN JUAN, Mª Teresa. El Departamento de Referencias del Archivo Histórico Nacional. Organización y funcionamiento. Boletín de la ANABAD, 1996, vol. 46, nº 1, p. 235: El área que atiende los aspectos de difusión es el Departamento de Referencias. Su objetivo principal es poner al servicio de la sociedad la documentación que se conserva en el archivo y está organizada.

Sólo en el estudio de investigadores podemos saber la profesión del usuario y descender al análisis de los mismos por profesiones. Sin embargo el Libro Registro de Ciudadanos, únicamente ofrece información sobre la tipología documental consultada y así pues, debemos englobarlos como ciudadanos en general. Entre otras limitaciones, el tipo estudiante, atendiendo a criterios subjetivos, puede estar integrado tanto en el grupo de ciudadanos como en el de investigadores, dependiendo del grado de interés de su consulta, pero su adscripción al grupo de ciudadanos no podemos contabilizarla.

Capítulo 4. Metodología

GÓMEZ HERNÁNDEZ, J. A. Los usuarios. En Manual de Biblioteconomía. [Editora: Luisa Orera]. Madrid: Editorial Síntesis, 1996, p. 230-231.

En el estudio de usuarios internos, para ser riguroso, es necesario, porque además permite la posibilidad, realizar entrevistas al personal. Encuadrarlos en su estructura organizativa, cuantificarlos, conocer quiénes son usuarios potenciales y reales del archivo, sus hábitos, prioridades, sus problemas, el nivel de satisfacción, sus procedimientos..., en fin, en este tipo de usuarios, la entrevista, como método directo de recogida de información es fundamental e incluso en el mismo momento de realizarse, ya podría establecerse un principio de acercamiento del archivo, en todos sus aspectos y niveles, al gestor administrativo. Por otro lado, sólo analizamos la relación del usuario interno con la documentación ya conservada, organizada y descrita que se custodia en el Archivo Municipal, no con la documentación que él mismo mantiene en su archivo de oficina. Pero también, como ejemplo de otros y múltiples aspectos a estudiar, podría analizarse la frecuencia de uso con que los servicios administrativos consultan los documentos que custodian en sus propias oficinas para planificar, entre otras actuaciones, plazos de transferencia.

En el plano teórico, igualmente útil para el posterior diseño del aplicativo, las actuaciones básicas han sido las de recopilación bibliográfica, clasificación, estudio y análisis de la misma.

La herramienta informática que nos permite el vaciado de la información recogida y su posterior recuperación por campos aislados o entrelazados, es la Base de Datos Access. Seguimos el Estudio de Usuarios del Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, de Ana Isabel Pla Julián. Trabajo del Curso El sistema de información aragonés del Programa de Doctorado Sistemas de Información y Documentación, del año 2000.

Capítulo 5. Estudio de usuarios internos

ALBERCH FUGUERAS, R. y CRUZ MUNDET, J.R. ¡Archívese! Los documentos del poder. El poder de los documentos. Madrid: Alianza Editorial, 1999, p. 12.

Definir las características particulares de este tipo de usuario en el Archivo Municipal de Logroño requiere un estudio a fondo y pormenorizado con un nivel de análisis detallado.

ITURRATE I COLOMER, G. Ob cit., p. 86: L'usuari inter sempre ha estat el més desatès de tots aquells que utilitzen l'arxiu. Per ell, l'arxiu solament és un mitjà per arribar després de tot un procés a una finalitat administrativa. Però un mitjà oblidat, abandonat i negligit.

Para los préstamos, los campos que no se incluyen en el Libro Registro, figuran en la Solicitud de Préstamo de Documentación, que debe ser cumplimentada a la hora de solicitarse un préstamo y que una vez devuelta la documentación, pasa a formar parte del Registro de solicitudes de préstamos o Registro de devoluciones. Cruz Mundet en su Manual de Archivística, p. 297, considera que estos campos deben incluirse también en el Libro Registro: A fin de controlar tanto las consultas en sala como el envío de documentación a otras dependencias, deberá elaborarse un registro (bien en forma de libro, bien en un fichero que puede ser automatizado), en el que constarán los siguientes datos: signatura de archivo, descripción del documento, solicitante (nombre, apellidos y dependencia), fecha de salida y de entrada(devolución) con la rúbrica del peticionario y del archivero.

Se contabilizan todos los días laborables de la semana con posibilidad de utilizar el servicio de préstamos y consultas del Archivo Municipal, aunque no se hayan realizado. Si el día es festivo, no se incluye: es el caso del Jueves 6 de Enero.

En adelante P/C significará Total de Préstamos y Consultas.

Entre las demandas de usuarios, a partir de 1999 al Archivo Municipal se le suma la función de expedir certificados de empadronamiento sobre Padrones de habitantes anteriores a 1981. El certificado es solicitado por el ciudadano y la consulta la realiza el Archivo. Durante el año 2000 se realizaron 41 consultas indirectas de este tipo que no hemos contabilizado en la tabla resumen.

Se incluyen los Grupos Políticos.

Estudio de Identificación y Valoración de Series Documentales del Servicio de Informática y Comunicaciones del Ayuntamiento de Logroño, Abril del 2001.

SANZ CASADO, E. Ob. cit., p. 31-32.

Capítulo 6. Estudio de usuarios externos

TAYLOR, Hugh A. Los servicios de archivo y el concepto de usuario: Estudio del RAMP. París: Unesco, 1984, p. 3.

ROPER, Michael. El uso académico de los archivos, p. 339, en WALNE, Peter(rec.): La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario RAMP. París: Unesco, 1985.

FRANZ, Eckhart G. Servicios de acceso y de referencias: información y orientación al usuario, p. 306 en WALNE, Peter(rec.): La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario RAMP. París: Unesco, 1985.

Esta familiarización es la que elimina el miedo del investigador. Su confianza le permitirá comunicarse abiertamente y formular preguntas directas a su entorno y al documento. Siguiendo la obra de Abraham H. Maslow, Motivation and Personality, Hugh Taylor( Ob. cit., p. 16) nos dice: Nuestras necesidades fisiológicas deben ser las primeras que queden satisfechas y, hasta que no lo son, dominan nuestros pensamientos, como ocurre cuando sentimos constantemente hambre. Vienen después las necesidades relativas a la seguridad, el orden y la eliminación del miedo. Una vez mitigado el miedo, podemos aceptar el amor y el efecto y reaccionar con una mayor confianza frente a los demás, a la vez que nos sentimos más seguros de nosotros mismos.

En los años 1995-1996, las consultas de investigadores y ciudadanos, figuraran en el mismo Libro registro de consultas y por tanto se han tenido que seleccionar las consultas exclusivamente de investigadores.

NAVARRO BONILLA, Diego. El servicio de referencia archivístico: retos y oportunidades. Revista española de Documentación científica, 2001, vol. 24: nº 2, p. 193.

https://doi.org/10.3989/redc.2001.v24.i2.49

ROPER, Michael. Ob. cit., p. 335.

Un modelo es el Borrador de encuesta a entregar en un archivo con el fin de medir el nivel de aceptación inicial por parte de los usuarios para implantar un programa de actividades de información y referencia(NAVARRO BONILLA, Diego. Ob. cit., pp. 186-187). Es un instrumento que sirve para medir el nivel de aceptación inicial del servicio de referencia de los archivos. Es un utensilio práctico del cual podemos extraer datos sensibles del usuario, la percepción que tiene del archivo y las expectativas al acceder a los documentos.

Capítulo 7. Estudio de usuarios externos: ciudadanos

BERCHE, Claire. La utilización de los archivos por el gran público, p. 367, en WALNE, Peter(rec.): La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario RAMP. París: Unesco, 1985.

Ibídem, p. 367.

Ibídem, p. 375.

En el Libro Registro de Ciudadanos del Archivo Municipal de Logroño, quedan registradas tanto la consulta de un ciudadano sin estudios, como, por ejemplo, la de un arquitecto que realiza una consulta ocasional.

Generalmente, como veremos más adelante, se solicitan Expedientes de obra, de ahí que se decidiese incluir sus emplazamientos como el rasgo que los diferencia.

Se refiere a las consultas de ciudadanos, como ejemplo, de arquitectos u otras especializaciones que normalmente no es la primera vez que acuden al Archivo y sus peticiones son concretas.

TAYLOR, Hugh A. Ob. cit., pp. 14-16.

FRANZ, Eckhart G. Ob. cit., p. 307.

Capítulo 8. Conclusiones

TAYLOR, Hugh A. Ob. cit., p. 18.

BERCHE, Claire. Ob. cit., p. 369.

BIBLIOGRAFÍA

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